Od działalności nierejestrowanej do bycia niezależną Biznes Mamą. Dlaczego procedury w biznesie online są kluczem do sukcesu?

autorka artykułu: Joanna Rułkowska

W czasie ostatniego live’a miałam przyjemność porozmawiać o procedurach i procesach w biznesie. Temat może wydawać się mało ekscytujący, ale w praktyce to one pozwalają nam – przedsiębiorcom, a szczególnie mamom prowadzącym biznes – zachować kontrolę i rozwijać się bez chaosu.

Live jest dostępny tutaj: https://www.instagram.com/reel/DChnK_aNIvg/

Czym są dla mnie procedury i dlaczego uważam, że warto je mieć?

Procedury to nic innego jak uporządkowane instrukcje działania, które sprawiają, że nasza praca staje się powtarzalna, przewidywalna i bardziej efektywna. Dla mnie, jako mamy czwórki dzieci i prawniczki pomagającej innym kobietom rozwijać biznes zgodny z prawem, procedury są nieocenionym narzędziem i po prostu codziennym nawykiem. Dzięki nim mogę:

• Zarządzać czasem: wiem, co robić krok po kroku, bez zastanawiania się od czego zacząć.
• Delegować zadania: współpracownicy i rodzina dostają jasno określone wytyczne.
• Zwiększać jakość usług: każda klientka otrzymuje taki sam, wysoki standard obsługi.

Kiedy warto zacząć tworzyć procedury jako przedsiębiorcza mama?

Najlepszy moment? Już na samym początku działalności nierejestrowanej – nawet jeśli wydaje Ci się, że to zbędne. Przykładowo, gdy prowadziłam swoje pierwsze kursy online, stworzyłam prostą listę kontrolną działań: od promocji, przez wysyłkę materiałów, po obsługę klientów. Gdyby nie to, z pewnością popełniłabym więcej błędów.

Wystąpienia na Konferencjach biznesowych? Po każdej spisuję w punktach: co jeszcze przygotować albo co zmienić przy okazji kolejnego wyjazdu, co mi się podobało a co nie jest w moim stylu.

Jakie procedury stosuję w swoim biznesie?

W moim biznesie online, w którym łączę działalność edukacyjną z obsługą prawną, najważniejsze procedury to:

1. Onboarding klientek: Automatyczne e-maile z instrukcjami i materiałami kursowymi. Skupienie się na powtarzalnych działaniach.
2. Obsługa sprzedaży: Ustawione procesy wysyłki produktu, przygotowanie instrukcji logowania i z odpowiedziami na najczęściej zadawane pytania. Sprawdzony i zautomatyzowany system do płatności i wystawiania faktur.
3. Publikacja treści: Harmonogramy postów na blogu, w social media i newsletterów. Tworzenie kampanii sprzedażowych, przygotowanie materiałów edukacyjnych na szablonach, wytyczne dotyczące pisania postów.

Każda z tych procedur pozwala mi oszczędzać czas, uniknąć pomyłek i jednocześnie budować wizerunek silnej, uporządkowanej i spójnej marki osobistej.

Najczęstsze błędy przy tworzeniu procedur w przypadku przedsiębiorczych mam?

Podczas rozmowy na live zwróciłam uwagę na błędy, które sama popełniłam lub widzę u innych:

• Brak procedur i uważanie, że życie mamy to chaos. Może nie wszystko jest kwestią organizacji, ale bez niej mamy gwarancję katastrofy. Warto mieć swoje domowe systemy (np. 15 minut dla zmywarki o 20:00, prawnie codziennie o 7:30, obiad bazujący na potrawach które przygotuję w max. 1 h o 14:00, podział opieki nad dziećmi, sztywne godziny zasypiania, złota godzina na pracę biznesową codziennie).
• Brak spisania procedur: Często mamy wszystko w głowie i wydaje się, że to wystarczy. Jednak w momencie kryzysu (np. choroby) chaos jest gwarantowany.
• Zbytnia szczegółowość: Procedury powinny być konkretne, ale nie przytłaczające – nikt nie chce czytać 10-stronicowego manuala na temat wysyłki e-maila.
• Brak aktualizacji: Jeśli coś przestaje działać, procedura powinna być poprawiona. Warto np. korzystać z Trello na komputerze i na telefonie, mieć stałe tablice projektowe i po każdym robić podsumowanie na bieżąco oraz mieć pod ręką możliwość zapisania ulepszenia, jeśli pomysł wpadnie nagle do głowy.

Czy automatyzacja procedur w małym biznesie to dobry pomysł?

Zdecydowanie tak! Dzięki narzędziom takim jak Asana, Notion, Mailerlite, Trello czy Google Drive możesz nie tylko spisać procedury, ale też je zautomatyzować. W moim biznesie automatyzacja to m.in.:

• Sekwencje e-maili dla uczestniczek kursów czy podczas kampanii sprzedażowej książki.
• Przypomnienia o ważnych terminach, np. webinariach.
• Planowanie publikacji w social mediach.

Automatyzacja to oszczędność czasu i mniejsze ryzyko pomyłek, co w przypadku pracy mamy jest na wagę złota.

Dlaczego procedury są kluczowe w biznesie online?

Dobrze zorganizowane procedury to nie tylko narzędzie porządku, ale też sposób na rozwój biznesu i większy spokój ducha jako przedsiębiorcza mama. W moim przypadku pozwalają łączyć życie rodzinne z pracą, oszczędzać czas i zapewniać klientkom wysoką jakość usług.

Całą rozmowę możesz posłuchać tutaj: https://www.instagram.com/reel/DChnK_aNIvg/

Joanna Rułkowska jest ekspertką ds. małego biznesu oraz pasjonatką praw kobiet w okresie okołoporodowym. Prawniczka, specjalistka ds. RODO i księgowości małych firm. Od 2017 roku pełni funkcję CEO projektu Prawo Mamy, redaktorki naczelnej portali Prawo Mamy i Działalność bez rejestracji. Autorka książek i kursów online, w tym Akademii Małego Biznesu.

Pomaga kobietom budować profesjonalne i zgodne z prawem biznesowe pasy startowe od działalności nierejestrowanej do życia marzeń oraz zapewnia wsparcie prawne dla mam. Laureatka konkursu Kobieta E-commerce 2023 w kategorii Przedsiębiorcza Mama i finalistka w konkursie Polka XXI wieku. Prezentuje swoje pomysły na konferencjach oraz publikuje artykuły w mediach.

Instagram – link