We wtorek poprowadziłam warsztat „W końcu ogarniam: od nadmiaru do lekkości w mikro-biznesie”. Kameralna grupa, kilka godzin pracy na własnych, prawdziwych przykładach i bardzo konkretne wnioski.
Zaczęłyśmy od zdania, które ustawia całą resztę: nie masz problemu z planowaniem, masz problem z nadmiarem. To ważna różnica. Bo jeśli wierzysz, że problemem jest planowanie, sięgniesz po kolejny kalendarz i kolejną aplikację. A źródłem chaosu w mikrofirmie prawie nigdy nie jest brak dyscypliny. Jest nim liczba ról, decyzji i odpowiedzialności, z którymi zostajesz sama.
Dlatego warsztat nie był wykładem. Uczestniczki wykonały pięć ćwiczeń, każde na własnej firmie:
- Mapa ról i decyzji, czyli wszystkie „kapelusze”, które nosisz w ciągu dnia, plus decyzje podejmowane ad hoc. To ćwiczenie pokazuje na papierze, ile kart masz otwartych w głowie.
- Audyt marnotrawstwa oparty na ośmiu marnotrawstwach Lean, przeliczony na własną stawkę godzinową. Ta liczba zawsze robi wrażenie.
- Diagnoza wąskiego gardła metodą 5 Why, żeby przestać łatać objawy i dojść do przyczyny.
- Zaprojektowanie jednej procedury, którą można oddać komuś innemu bez dodatkowych pytań.
- Plan Minimum na gorsze dni, czyli trzy rzeczy, które muszą działać w firmie niezależnie od Twojego nastroju.
Najczęstsze odkrycie tego dnia? Że większość powtarzających się problemów ma jedno wspólne źródło: proces istnieje w głowie właścicielki, ale nigdy nie został zapisany. Stąd te same błędy, te same pytania i to samo wymyślanie koła na nowo.
Mówiłam też o czymś, co brzmi mało atrakcyjnie, a działa najlepiej. Procedury nie są dla korporacji. Są dla spokoju. Bez procedury za każdym razem myślisz od nowa. Z procedurą po prostu działasz, szybciej i bez napięcia, a przy okazji możesz to komuś przekazać. I nie, nie potrzebujesz do tego żadnego płatnego narzędzia. Szablony maili, checklisty i grupowanie zadań kosztują zero złotych.
A na koniec moment, który zapamiętam najbardziej. Usłyszałam od uczestniczki: „Monia, słuchają Cię z uwagą, to chyba mówisz ciekawie”. Śmiałam się, ale to była najlepsza informacja zwrotna tego dnia. Bo pokazała, że temat porządkowania firmy wcale nie musi być nudny. Musi być tylko konkretny i o nich, a nie o teorii.
Jeśli prowadzisz mikrofirmę i masz wrażenie, że pracujesz coraz więcej, a kontroli masz coraz mniej, zacznij od jednego kroku. Wybierz jeden powtarzalny proces i rozpisz go po kolei. Jedna procedura, jeden spokojniejszy dzień. Tyle wystarczy na start.
Warsztat „W końcu ogarniam” prowadzę też dla grup i społeczności lokalnych. Jeśli chcesz, żebym poprowadziła go u Was:
