W grudniu poprowadziłam webinar w społeczności Intencjonalnie Dominika Juszczyka. Rozmawialiśmy o procesach i procedurach, ale nie w wersji, jakiej można by się spodziewać po osobie z korporacyjnym Lean w tle.
Bo najciekawsze w tej rozmowie okazało się to, jak szybko zeszliśmy z tematów firmowych na życie codzienne. Uczestnicy zaczęli wymieniać się swoimi procedurami domowymi: czyszczenie ekspresu, wymiana ręczników z kolorem przypisanym do każdej osoby, obsługa płatności, opieka nad zwierzętami, kiedy wyjeżdżamy, comiesięczny przegląd finansów, apteczka z datami ważności leków. Jeden z uczestników opisał procedurę awaryjną na wypadek kradzieży wszystkiego podczas podróży, telefonu, dokumentów i tabletu, żeby wiedzieć, w jakiej kolejności odzyskiwać dostępy.
To nie jest przesada ani przerost formy. To dokładnie ten sam mechanizm, który stosuję w firmach. Procedura jest po to, żeby w momencie stresu nie trzeba było myśleć od zera.
Padło też pytanie, które słyszę bardzo często, tylko rzadko w tak szczerej formie. Co zrobić, kiedy ludzie w zespole nie chcą spisywać procedur, bo boją się, że wyjdzie na jaw, ile czasu marnują, albo że uwolniony czas natychmiast zapełni się nowymi obowiązkami. To realna obawa i nie da się jej pokonać argumentem o efektywności, bo efektywność jest argumentem dla szefa, nie dla pracownika. Rozmawialiśmy o tym, jak pokazywać ludziom korzyść po ich stronie: mniej pytań, mniej poprawek, mniej telefonów po godzinach.
Zwróciłam też uwagę na coś, co bywa zaskakujące. Nie warto zaczynać porządkowania od procesu, który wykonujesz najczęściej. Ten zwykle działa już całkiem sprawnie, bo powtórzyłaś go setki razy. Największą ulgę daje uporządkowanie tego, co robisz rzadko i za każdym razem od nowa.
Kilka tygodni po spotkaniu udostępniłam uczestnikom swoją procedurę sprzątania w formie arkusza. Bardzo prostą, bez ozdobników, dokładnie taką, jakiej sama używam. Bo to jest sedno mojego podejścia. Procedura nie ma być piękna. Ma być używana.
Dziękuję Dominikowi za zaproszenie, a społeczności za pytania, po których sama zabrałam do domu kilka nowych pomysłów.
Jeśli chcesz posłuchać naszej dłuższej rozmowy o tym, czy na wszystko warto mieć procedurę, zajrzyj do odcinka podcastu Dominika Juszczyka
