Poprowadziłam szkolenie dla społeczności GIRLBOSSKIE w ramach cyklu Paczka dla Paczki. Temat: jak pracować efektywniej, czyli standaryzacja i optymalizacja w biznesie.
Zacznijmy od tego, że oba te słowa brzmią jak coś z korporacyjnej prezentacji. A oznaczają rzeczy zupełnie proste. Standaryzacja to ustalenie jednolitych reguł, dzięki którym dostajesz powtarzalny i przewidywalny wynik. Optymalizacja to zorganizowanie tych działań tak, by dawały największy efekt przy najmniejszym nakładzie.
Znacznie ciekawsze od definicji jest jednak to, co słyszę, kiedy proponuję komuś ich wdrożenie. Zebrałam te zdania i omówiłam je po kolei, bo to one, a nie brak wiedzy, najczęściej blokują zmianę.
„To zabija kreatywność.” Odwrotnie. Kreatywność ginie, kiedy Twoja głowa jest zajęta pamiętaniem, gdzie zapisać plik i co napisać w mailu, który wysyłasz po raz setny. Standard zdejmuje z Ciebie rzeczy powtarzalne właśnie po to, żeby zostało miejsce na te twórcze.
„Moja firma jest za mała na standaryzację.” Im mniejsza firma, tym bardziej jest potrzebna, bo wszystko spoczywa na jednej głowie. W dużej organizacji jest komu przejąć zadanie. U Ciebie nie ma.
„To zbyt sztywne i ograniczające.” Procedura nie jest wyrokiem. To Twoja własna, aktualnie najlepsza wersja robienia czegoś. Możesz ją zmienić w każdej chwili, tylko wtedy zmieniasz jedną rzecz świadomie, a nie improwizujesz za każdym razem od zera.
„To zbyt czasochłonne.” Owszem, spisanie procesu zajmuje czas. Raz. Wymyślanie go od nowa zajmuje czas za każdym razem.
„To tylko dla produkcji, nie dla usług.” Onboarding klienta, wysyłka oferty, odpowiedź na typowe zapytanie, rozliczenie miesiąca. To wszystko są procesy, tylko nikt ich tak nie nazywa.
Mówiłam też o tym, że to samo działa poza firmą. Lista zakupów, stałe miejsca na dokumenty, budżet, plan posiłków. Wszędzie tam, gdzie wykonujesz czynność powtarzalnie, możesz przestać ją wymyślać.
Korzyści są w obu przypadkach identyczne: mniej straconego czasu, mniej stresu, mniej błędów i realna możliwość oddania komuś zadania. Bo firma, w której wszystko istnieje wyłącznie w Twojej głowie, nie da się przekazać nikomu.
Dziękuję Paczce GIRLBOSSKICH za zaproszenie i za rozmowę, która pokazała, że opór wobec słowa „procedura” jest większy niż opór wobec samej pracy nad porządkiem.
