Byłam gościnią live’a w społeczności Yggdrasil Pawła Tkaczyka. Rozmawiałyśmy o standaryzacji i optymalizacji procesów w małej firmie, czyli o tym, od czego naprawdę zacząć automatyzację.
Sytuacja, od której wyszłam, powtarza się w mikrofirmach niemal identycznie. Biznes zaczyna tonąć w zadaniach, więc właściciel szuka ratunku w nowej aplikacji. Wdraża, przenosi zadania, konfiguruje. Efekt? Ładniejszy interfejs i ten sam paraliż.
Powód jest prosty. Automatyzowanie niepoukładanych procesów to po prostu automatyzacja chaosu. Przerzucenie zadań do nowego systemu bez wcześniejszego ich uporządkowania niczego nie naprawia. Proces dalej nie działa, tylko lepiej wygląda.
Powiedziałam też coś, co rzadko usłyszysz od osoby zajmującej się procesami zawodowo. W małej firmie na start bardzo często wystarczy zwykły Excel. Pod jednym warunkiem: że najpierw usystematyzujesz i ustandaryzujesz swoje działania. Narzędzie jest ostatnim krokiem, nie pierwszym.
To nie jest zachęta do oszczędzania na siłę. To kwestia kolejności. Jeśli proces jest jasny, poprowadzisz go nawet w arkuszu. Jeśli nie jest, żaden system za kilkaset złotych miesięcznie tego nie naprawi, a Ty dołożysz sobie kolejną rzecz do ogarniania i kolejny abonament do pilnowania.
Zostawiłam widzom prosty test przed zakupem jakiegokolwiek narzędzia. Odpowiedz sobie na trzy pytania o proces, który chcesz przenieść. Kto jest za niego odpowiedzialny. Co dokładnie uruchamia jego start. Po czym poznajesz, że jest skończony dobrze. Jeśli nie umiesz odpowiedzieć, nie kupuj jeszcze niczego. Najpierw opisz, potem wybieraj.
Dziękuję Pawłowi za zaproszenie i za rozmowę, a społeczności Yggdrasil za pytania, które pokazały, że temat porządkowania fundamentów wraca w każdej branży tak samo.
