Zostałam ekspertką miesiąca w programie She Speaks Elite i poprowadziłam masterclass pod tytułem: chaos ma prędkość, system ma kierunek. Jak znaleźć jedną przyczynę zamiast dokładać kolejne narzędzie.
Zaczęłam od obrazka, który zna prawie każda właścicielka małej firmy. Otwierasz laptopa i widzisz trzynaście wiadomości. Dziesięć z nich to pytania, na które już kiedyś odpowiadałaś. Plan na tydzień znika najpóźniej w środę.
I tu pada teza, przy której się upieram. Nie brakuje Ci wiedzy. Masz narzędzia, kursy, aplikacje i notatniki, a firma dalej tonie. Problemem nigdy nie było to, czego nie wiesz. Problemem jest to, czego nikt Ci nie zdiagnozował. Automatyzacja bałaganu daje tylko szybsze generowanie błędów.
Dlatego ten masterclass nie był wykładem. W trzydzieści minut przeprowadziłam uczestniczki przez trzy kroki mojej metody, z timerem na ekranie, żeby każda wyszła nie z notatkami, tylko z jedną konkretną, zdiagnozowaną przyczyną.
Krok pierwszy: inwentaryzacja. Wypisz dziesięć czynności z ostatnich siedmiu dni, które robiłaś więcej niż raz. Bez zaglądania do kalendarza, prosto z głowy. To, co pamiętasz sama, jest Twoim realnym obciążeniem.
Krok drugi: pięć razy dlaczego. Bierzemy jedną czynność i rozkładamy ją, aż dojdziemy do prawdziwej przyczyny. Przykład z zajęć: klienci ciągle dopytują o to samo, bo nie wiedzą, na jakim etapie jest ich sprawa, bo nie dostają tej informacji sami z siebie, bo w procesie nie ma momentu, w którym wysyłam status. Przyczyna: brak jednego spisanego punktu. To naprawia się raz, a nie dwadzieścia razy w miesiącu.
Krok trzeci: decyzja. Trzy kubełki. Usuń, jeśli robisz coś z przyzwyczajenia, a nikt tego nie potrzebuje. Uprość, jeśli zostaje, ale może mieć mniej kroków i mniej klikania. Zapisz raz, jeśli wraca regularnie, bo wtedy oddajesz to procedurze, a nie własnej pamięci.
Podałam też regułę, która najlepiej się przyjmuje. Jeśli robisz coś trzeci raz, przestajesz to pamiętać i zaczynasz to zapisywać.
Na koniec zostawiłam zadanie na siedem dni. Wybierz z listy tę jedną czynność, która wraca najczęściej. Daj sobie dwadzieścia minut i zapisz ją jako prostą procedurę. Za tydzień policz, ile razy nie musiałaś już o niej myśleć.
Bardzo lubię format She Speaks Elite właśnie za to, że wymusza konkret. Nie teoria, tylko rozwiązanie, które da się wdrożyć tego samego dnia.
