Poprowadziłam kolejne szkolenie dla społeczności GIRLBOSSKIE w ramach cyklu Paczka dla Paczki. Tym razem o tym, jak zmienić chaos w harmonię, czyli czym właściwie jest Lean i jak wykorzystać go w małej firmie.
Zaczęłam od odczarowania nazwy, bo to ona najczęściej blokuje rozmowę. Lean kojarzy się z halą produkcyjną, kaskiem i stoperem w ręku. Formalnie faktycznie wywodzi się z Systemu Produkcyjnego Toyoty. Praktycznie jest czymś dużo prostszym. Lean to zdroworozsądkowe podejście do zarządzania. Patrzysz na to, co robisz, i usuwasz wszystko, co nie dodaje wartości.
Cała filozofia opiera się na trzech zasadach i każda z nich ma przełożenie na jednoosobową firmę.
Eliminacja marnotrawstwa. Wszystko, co zjada czas, a nie przybliża Cię do efektu: szukanie plików, poprawianie tych samych błędów, odpowiadanie po raz kolejny na to samo pytanie. Pomaga tu planowanie, jasne priorytety i spisane standardy.
Ciągłe doskonalenie. Nie rewolucja raz na kwartał, tylko drobne poprawki, które się kumulują. To jest Kaizen. Zauważasz mały problem, wprowadzasz małą zmianę, sprawdzasz, czy zadziałała. Tyle.
Zorientowanie na klienta. Standardy obsługi, porządny onboarding i przemyślane zakończenie współpracy. Nie po to, żeby brzmieć profesjonalnie, tylko żeby klient nie musiał zgadywać, co się dzieje.
Najbardziej praktyczną częścią spotkania był krótki test. Dziesięć pytań, na które odpowiadasz tak lub nie. Czy masz spisane procedury dla najważniejszych zadań. Czy regularnie sprawdzasz, gdzie tracisz czas. Czy wiesz, ile trwają Twoje działania. Czy po zakończonym projekcie analizujesz, co poszło dobrze, a co warto poprawić. Im mniej odpowiedzi twierdzących, tym więcej pracy Twojej głowy idzie na rzeczy, które powinny działać same.
Na koniec pokazałam, z czego sama korzystam na co dzień: planowanie, minimalizm, procedury, delegowanie, eliminacja zbędnych czynności, automatyzacja i małe kroki zamiast wielkich skoków. Prostota jest moją dewizą i nie jest to hasło marketingowe, tylko warunek, żeby cokolwiek się utrzymało.
Bo najczęstszy błąd nie polega na wybraniu złej metody. Polega na próbie wdrożenia wszystkiego naraz.
