Masz coraz więcej obowiązków, więc zaczynasz zastanawiać się, które zadania możesz przekazać komuś innemu. Przeglądasz swoją listę, wybierasz czynności, które regularnie zabierają Ci czas, i szukasz osoby, która mogłaby je przejąć.
Na pierwszy rzut oka wszystko się zgadza. Skoro nie musisz wykonywać danej czynności osobiście, ktoś inny może zrobić ją za Ciebie, a Ty odzyskasz czas na prowadzenie firmy.
Tylko czy wcześniej sprawdziłaś, dlaczego ta czynność w ogóle znajduje się na Twojej liście?
Być może codziennie przepisujesz dane klientów z wiadomości do arkusza, przygotowujesz zestawienie, którego później nikt nie analizuje, albo sprawdzasz dokumenty, ponieważ na wcześniejszym etapie regularnie pojawiają się błędy.
Każde z tych zadań możesz komuś przekazać. Warto jednak najpierw sprawdzić, czy można zmienić sposób pracy tak, żeby wykonywanie części z nich przestało być potrzebne.
Bo jeśli delegujesz niepotrzebną czynność, firma nadal poświęca na nią czas. Zmienia się jedynie osoba, która ją wykonuje.
Dlaczego delegowanie nie zawsze zmniejsza ilość pracy?
Kiedy prowadzisz małą firmę, delegowanie często wydaje się naturalną odpowiedzią na rosnącą liczbę obowiązków. W pewnym momencie trudno już samodzielnie obsługiwać klientów, zajmować się administracją, przygotowywać oferty i pilnować terminów, dlatego zaczynasz przekazywać część pracy współpracownikom.
Czasem pracy jest po prostu za dużo i dodatkowa osoba naprawdę się przyda. Problem pojawia się wtedy, kiedy delegowanie staje się pierwszą odpowiedzią na każdą czynność, która zabiera Ci zbyt dużo czasu.
Wyobraź sobie, że regularnie przygotowujesz zestawienie statusów realizowanych zleceń. Zbierasz informacje z kilku miejsc, porządkujesz je w arkuszu i wysyłasz zespołowi, żeby wszyscy wiedzieli, na jakim etapie znajduje się praca.
Zadanie jest powtarzalne i czasochłonne, więc przekazujesz je asystentce.
Teraz to ona zbiera informacje, uzupełnia arkusz i wysyła zestawienie. Ty rzeczywiście przestajesz wykonywać tę czynność, ale firma nadal poświęca czas na przygotowanie dokumentu.
A co, jeśli zespół mógłby sprawdzać aktualny status zleceń bezpośrednio w jednym miejscu, bez konieczności tworzenia dodatkowego raportu?
Wtedy warto zastanowić się, czy przygotowywanie zestawienia jest w ogóle potrzebne.
Delegowanie może odciążyć Ciebie, ale nie zawsze zmniejsza ilość pracy wykonywanej w firmie. Dlatego przed przekazaniem zadania dobrze przyjrzeć się jego roli w całym procesie.
Jak rozpoznać zadania, które warto wyeliminować?
Nie każda czynność, która zajmuje czas, jest stratą. Część pracy administracyjnej, kontrolnej czy organizacyjnej jest potrzebna, nawet jeśli klient nie widzi jej bezpośrednio.
Warto jednak przyjrzeć się zadaniom, które powtarzają się regularnie, a ich cel nie jest do końca jasny.
Przepisywanie tych samych informacji
Klientka przesyła dane w wiadomości, Ty wpisujesz je do arkusza, a później ktoś z zespołu przenosi je do kolejnego dokumentu.
Każda osoba wykonuje swoją część pracy, ale te same informacje przechodzą przez kilka miejsc, zanim zostaną wykorzystane.
Zanim przekażesz komuś przepisywanie danych, sprawdź, dlaczego trzeba robić to wielokrotnie. Być może można zmienić sposób ich zbierania albo ustalić jedno miejsce, z którego wszyscy korzystają.
Przygotowywanie zestawień, z których nikt nie korzysta
W wielu firmach pewne czynności zostają na liście obowiązków dlatego, że kiedyś były potrzebne.
Raport powstaje co tydzień, zestawienie jest regularnie aktualizowane, a dokument trafia do ustalonego folderu. Z czasem jednak zmienia się sposób pracy i nikt nie sprawdza już tych informacji.
Zanim zdecydujesz, kto powinien przygotowywać takie materiały, zapytaj, do jakiej decyzji są wykorzystywane i co stałoby się, gdyby przestały powstawać.
Jeżeli dane są potrzebne, być może wystarczy zmienić sposób ich udostępniania. Jeśli jednak nikt z nich nie korzysta, warto sprawdzić, czy zadanie nadal ma uzasadnienie.
Poprawianie błędów, które regularnie powstają wcześniej
Załóżmy, że jedna osoba przygotowuje dokumenty, a druga poświęca sporo czasu na ich poprawianie. Możesz zatrudnić kogoś do dodatkowej kontroli, ale w ten sposób dołożysz kolejny etap do procesu.
Znacznie więcej dowiesz się, jeśli sprawdzisz, dlaczego dokumenty wymagają poprawek.
Może brakuje danych wejściowych, zasady przygotowania dokumentu są niejasne albo osoba wykonująca zadanie nie wie, po czym rozpoznać, że zostało zakończone poprawnie.
W takiej sytuacji warto zacząć od przyczyny błędów, zamiast organizować coraz sprawniejszy sposób ich poprawiania.
Zanim zdecydujesz, co delegować, zadaj trzy pytania
Nie musisz od razu analizować wszystkich obowiązków w firmie. Wybierz jedną powtarzalną czynność, która regularnie zabiera czas Tobie lub komuś z zespołu.
Następnie przyjrzyj się jej z trzech stron.
1. Co się stanie, jeśli przestaniemy wykonywać tę czynność?
To pytanie pomaga sprawdzić, czy zadanie rzeczywiście jest potrzebne.
Nie chodzi o to, żeby od jutra przestać przygotowywać dokumenty, kontrolować jakość czy odpowiadać klientom. Najpierw trzeba ustalić, jakie konsekwencje miałoby usunięcie danej czynności.
Jeśli bez niej klient nie otrzyma ważnej informacji, pojawi się ryzyko błędu albo firma nie spełni obowiązku, zadanie prawdopodobnie pełni istotną funkcję.
Jeżeli jednak nikt nie zauważyłby braku kolejnego zestawienia, warto przyjrzeć mu się dokładniej.
2. Dla kogo powstaje efekt tej pracy?
Każda czynność powinna mieć określony cel, nawet jeśli nie jest bezpośrednio związana z obsługą klienta.
Czasem efektem jest gotowa usługa, czasem informacja potrzebna zespołowi, a innym razem kontrola, która pozwala uniknąć błędów.
Sprawdź, kto korzysta z rezultatu zadania i w jaki sposób.
Jeśli trudno wskazać odbiorcę albo decyzję, którą dana czynność wspiera, być może warto zakwestionować jej obecny sposób wykonywania.
3. Czy ten sam rezultat można osiągnąć mniejszą liczbą kroków?
Nie każdą czynność da się całkowicie usunąć, ale część można uprościć.
Jeśli klientka regularnie przesyła niekompletne informacje, być może trzeba zmienić sposób zbierania danych na początku współpracy.
Jeżeli osoba z zespołu ciągle pyta Cię o akceptację podobnych spraw, warto sprawdzić, czy można ustalić jasne kryteria samodzielnego podejmowania decyzji.
A jeśli kilka osób przepisuje te same dane, przyjrzyj się temu, czy rzeczywiście potrzebujesz wszystkich miejsc, w których są przechowywane.
Czasem niewielka zmiana na początku procesu pozwala ograniczyć wiele czynności wykonywanych później.
Usunąć, uprościć czy delegować?
Kiedy przyjrzysz się zadaniu, możesz podjąć jedną z trzech decyzji.
Usuń czynność, jeśli nie pełni już potrzebnej funkcji, a jej wyeliminowanie nie powoduje problemów na kolejnych etapach pracy.
Uprość ją, jeśli rezultat jest potrzebny, ale obecny sposób wykonania wymaga niepotrzebnych kroków, przekazywania informacji albo powtarzania tych samych działań.
Deleguj, jeśli zadanie nadal jest potrzebne, proces działa poprawnie, a jego wykonanie nie wymaga Twojego osobistego udziału.
Ta kolejność ma znaczenie.
Jeżeli najpierw przekażesz komuś zadanie, możesz stracić motywację do przyjrzenia się temu, czy firma w ogóle powinna je wykonywać. Czynność znika z Twojego kalendarza, więc przestajesz odczuwać związany z nią problem.
Tymczasem jej koszt nadal pozostaje w firmie.
Jak mapa procesu pomaga znaleźć zbędne zadania?
Kiedy patrzysz wyłącznie na własną listę obowiązków, widzisz pojedyncze czynności. Trudniej wtedy zauważyć, dlaczego powstają i co dzieje się z ich rezultatami.
Dlatego przed podejmowaniem decyzji o delegowaniu warto czasem rozrysować cały proces.
Mapa pozwala zobaczyć, skąd przychodzi zadanie, kto je wykonuje, gdzie trafia jego rezultat i co dzieje się później.
Może się wtedy okazać, że dokument przygotowywany przez jedną osobę jest później przepisywany przez drugą, a następnie sprawdzany przez Ciebie. Każdy etap ma swojego wykonawcę, ale dopiero spojrzenie na całość pokazuje, ile razy te same informacje są przetwarzane.
Jeśli chcesz zobaczyć, jak zrobić taką analizę, przeczytaj również artykuł „Mapa procesu w małej firmie – jak ją zrobić i po co Ci ona?”.
Warto też pamiętać, że nie każda czynność, która wydaje się zbędna, rzeczywiście taka jest. Niektóre kontrole chronią przed kosztownymi błędami, a część dokumentacji jest potrzebna ze względów prawnych lub organizacyjnych.
Dlatego eliminowanie zadań powinno wynikać z diagnozy, a nie z samej chęci skrócenia listy obowiązków.
Zanim przekażesz kolejne zadanie, sprawdź jedną rzecz
Jeżeli planujesz delegować część obowiązków, wybierz jedną czynność, która regularnie zabiera Ci czas. Sprawdź, jak często ją wykonujesz, jaki rezultat przynosi i czy można zmienić sposób pracy tak, żeby ograniczyć liczbę potrzebnych kroków.
Być może okaże się, że zadanie rzeczywiście warto komuś przekazać. Możesz też odkryć, że znacznie więcej zyskasz, jeśli najpierw uprościsz proces albo usuniesz czynność, która od dawna nie jest już potrzebna.
A jeśli masz poczucie, że mimo delegowania kolejnych zadań nadal większość spraw wraca do Ciebie, napisz do mnie. Przyjrzymy się temu, jak praca przebiega w Twojej firmie i gdzie warto poszukać przyczyny problemu, zanim dołożysz kolejne obowiązki komuś z zespołu.
