Gościnnie poprowadziłam szkolenie „Nie automatyzuj chaosu” dla społeczności Celomanii. Temat wybrałam nieprzypadkowo, bo widzę tę samą sytuację u większości właścicielek mikrofirm, z którymi pracuję.
Wygląda to tak. Narzędzia wdrożone, subskrypcje opłacone, automatyzacje ustawione. A chaos trwa. Bo nikt wcześniej nie poukładał podstaw.
Automatyzacja bez procesu przypomina budowanie domu bez projektu. Możesz mieć najlepsze materiały na rynku, ale jeśli nie wiesz, jak dom ma wyglądać, dostaniesz tylko szybciej postawiony bałagan. Dokładnie to samo dzieje się w firmie. Technologia niczego nie naprawia, ona przyspiesza to, co już masz.
Podczas szkolenia pokazałam prostą sekwencję, która działa niezależnie od branży:
- Zobacz prawdę o swoim dniu. Audyt czasu, diagnoza marnotrawstwa, mapa procesów na papierze, a nie w głowie. Nie możesz zoptymalizować czegoś, czego nie widzisz.
- Opisz proces, czyli SOP. To nie korpobiurokracja, tylko instrukcja, jak zrobić coś dobrze za każdym razem. Napisz raz, użyj sto razy.
- Dopiero teraz automatyzuj. Automatyzacja ma wzmacniać sprawnie działający proces, nie zastępować myślenie o nim.
Pokazałam też przykład z pracy z klientką. Kasia, copywriterka, była przekonana, że większość czasu spędza na projektach dla klientów. Audyt pokazał, że właściwa praca zarobkowa to zaledwie ćwierć jej tygodnia. Reszta rozeszła się na maile, poprawki tych samych błędów, szukanie plików i drobne sprawy, które nie przynosiły przychodu. To zdanie z jej ust zapamiętałam na długo: pracuję pięćdziesiąt godzin w tygodniu, ale nie wiem, nad czym.
Omówiłam także cztery pułapki, przez które porządkowanie procesów kończy się stratą czasu: brak priorytetów i próba naprawiania całej firmy naraz, chęć zautomatyzowania stu procent zamiast dwudziestu procent, które robią różnicę, usprawnianie bez zdefiniowanego celu oraz wybór narzędzia, które wymaga umiejętności programistycznych.
Efekt dobrze poukładanego procesu jest bardzo konkretny. Odzyskujesz zwykle dziesięć do piętnastu godzin miesięcznie, przestajesz odpowiadać na te same pytania i możesz w końcu przekazać zadanie komuś innemu bez tłumaczenia wszystkiego od zera. A firma działa, nawet kiedy Ciebie przy niej nie ma.
Jeśli czujesz, że masz już wystarczająco dużo narzędzi, a wciąż za mało spokoju, zacznij od jednego procesu. Tego, który kosztuje Cię najwięcej energii. Wypisz kroki, wskaż osobę odpowiedzialną, określ, kiedy zadanie jest skończone. Tyle na start wystarczy.
